Sprzedaż towarów i usług, widziana oczami klienta, składa się głównie z zeskanowania kodu kreskowego lub bezpośredniego wprowadzenia danych do kasy fiskalnej, policzenia sumy oraz wystawienia i wydania paragonu. Tymczasem ewidencja obrotu to dla przedsiębiorcy cały szereg istotnych działań, także tych wykraczających poza sam przebieg transakcji. Działań, które służą zarówno podatnikowi, jak i prawidłowej realizacji wymogów prawnych.
Zakup i fiskalizacja urządzenia rejestrującego, przyporządkowanie oferowanym towarom i usługom właściwych stawek podatku (przy zastosowaniu odpowiednich symboli) – to wciąż początek, realizacja podstawowych warunków prawidłowo prowadzonej działalności handlowej. Zaś późniejsza ewidencja obrotu to cały zespół czynności, których wykonywanie zapewnia spełnienie obowiązków zawartych w przepisach fiskalnych. A zatem, jakie konkretnie działania należą do podatnika?
Paragon na koniec każdej transakcji
Rzecz oczywista, jednak nie zawsze zdajemy sobie sprawę z tego, jak istotną rolę pełni ten dokument. Osoba prowadząca sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych jest zobligowana do przeprowadzenia każdej transakcji w trybie fiskalnym oraz zakończenia jej wystawieniem i wydaniem nabywcy paragonu fiskalnego. Rachunek ten dowodzi, że przedsiębiorca prowadzi swoją działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz odprowadza należne podatki. Co więcej, dla klienta dowód sprzedaży oznacza możliwość ubiegania się o ewentualny zwrot towaru czy też jego reklamację. Warto również dodać, że zgodnie z obecnymi regulacjami prawnymi, nabywca ma prawo, na własną prośbę, otrzymać paragon fiskalny z umieszczonym na nim jego NIP-em. Dokument taki jest w stanie funkcjonować jako uproszczona faktura VAT – jeśli łączna kwota do zapłaty nie przekroczyła 450 zł.
Przechowywanie kopii paragonów
To równie istotna kwestia, ponieważ dla organów skarbowych tworzy podstawę do określenia prawidłowości prowadzonej ewidencji obrotu. Każdy przedsiębiorca korzystający z urządzenia fiskalnego ma obowiązek przechowywać kopie paragonów przez okres 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym zostały wystawione. Obecnie, istnieją 2 formy przechowywania tego typu dokumentacji. Tradycyjna polega na użyciu przez kasę bądź drukarkę rejestrującą 2 rolek papieru termicznego i jednoczesnym wystawianiu paragonów (przeznaczonych dla nabywców) oraz ich kopii. Tymczasem rozwiązanie elektroniczne nie wymaga dodatkowych materiałów eksploatacyjnych. W tym przypadku, informacje o dokonanych transakcjach umieszczane są w formie cyfrowej na zainstalowanej w urządzeniu karcie pamięci.
Realizacja odpowiednich raportów
Do zadań podatnika należy także wykonywanie odpowiednich raportów – dobowych i miesięcznych. Pierwszy zawiera informacje o całodziennym obrocie ze sprzedaży, dlatego wykonuje się go na koniec pracy. Gdy jednak przedsiębiorca zapomni o raporcie, nie musi to jeszcze oznaczać komplikacji w prowadzonej ewidencji. Może go wykonać dnia następnego, ale koniecznie przed dokonaniem jakiejkolwiek transakcji. Drugi rodzaj dokumentu mówi o obrocie w skali całego miesiąca. Zgodnie z przepisami fiskalnymi, ostatnim momentem na wykonanie tego raportu to 25 dzień miesiąca następującego po tym, którego wydruk ma dotyczyć. W obu przypadkach istnieje jeden wyjątek, pozwalający podatnikowi na zaniechanie wykonania raportu. To sytuacja, gdy w danym czasie (odpowiednim dla tych dokumentów) nie została dokonana żadna sprzedaż.
Książka serwisowa i przeglądy techniczne
Czyli kolejne aspekty, o które musi zadbać przedsiębiorca. Zakup każdego urządzenia fiskalnego wiąże się z jednoczesnym otrzymaniem książki serwisowej. To ważny dokument, zawierający wszystkie niezbędne informacje o zakupionej technologii sprzedaży oraz związanych z nią pracach serwisowych. Książka serwisowa musi znajdować się zawsze w miejscu pracy kasy bądź drukarki fiskalnej, do której została przypisana, przez cały okres korzystania z tego urządzenia. A to dlatego, że przedsiębiorca jest zobowiązany okazać dokument przedstawicielom organów skarbowych lub serwisantowi zawsze wtedy, gdy o to poproszą. Każda interwencja serwisu powinna również zakończyć się odpowiednim wpisem do książki serwisowej. Dokument należy przechowywać także 5 lat po zakończeniu pracy na danej kasie czy też drukarce fiskalnej. Co więcej, podatnik ma obowiązek zgłaszać swoje urządzenie rejestrujące na przegląd techniczny – nie rzadziej niż co 2 lata.
Jak widać, prowadzenie działalności handlowej wiąże się z różnymi, odpowiedzialnymi zadaniami, które współczesne technologie sprzedaży starają się podatnikom ułatwić – wystarczy wspomnieć o takich rozwiązaniach, jak mechanizm drukujący, wystawiający paragon w kierunku nabywcy, zapis elektronicznej kopii paragonów, definiowalne przyciski funkcyjne, upraszczające wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych czy też programowalne, automatyczne przypomnienie o zbliżającym się terminie przeglądu technicznego. Ale o tych funkcjach pomówimy już przy innej okazji.
najbardziej nie lubię chyba wykonywania tych raportów, niestety nasze urządzenie nie ma opcji automatycznych przypomnień, a czasem może się zdarzyć przeoczenie 🙁