Serwisowaniem kas rejestrujących, czyli np. przeglądami technicznymi, zajmują się pracownicy dystrybutora technologii sprzedaży – nazywani najczęściej serwisantami lub technikami. Takie osoby posiadają bowiem nie tylko niezbędne umiejętności oraz doświadczenie, ale także kluczowe w tym przypadku uprawnienia (wydawane przez producentów i importerów). Co jednak w sytuacji, gdy podatnik chce zmienić serwis swojej kasy lub drukarki fiskalnej? Ma taką możliwość, ale musi pamiętać o dopełnieniu różnych formalności.
Co może być przyczyną zmiany podmiotu prowadzącego serwis?
Trudno wskazać jedną przyczynę, która sprawia, że podatnik podejmuje decyzję dotyczącą zmiany serwisu swojego urządzenia. Często są to oczywiście względy finansowe, czyli koszty wynikające ze świadczenia usług technicznych, m.in. przeglądów czy odczytów zawartości pamięci fiskalnej. Jednak nie tylko… Przykładowo: w dzisiejszych czasach przedsiębiorcy często kupują kasy i drukarki przez internet, natomiast siedziba dystrybutora technologii sprzedaży, który prowadzi też sklep online, może być oddalona nawet o kilkaset kilometrów od lokalizacji firmy podatnika. Taka odległość niewątpliwie utrudnia zlecanie usług technicznych i może też wpływać na wyższe koszty ich wykonania. Stanowi więc często przyczynę zmiany serwisu urządzenia fiskalnego na taki, który ma swoją siedzibę bliżej firmy prowadzonej przez podatnika.
Obowiązki po stronie właściciela kasy fiskalnej
Kwestia zmiany serwisu urządzenia fiskalnego jest ściśle regulowana przez Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (z 30 kwietnia 2019 roku). Zgodnie z funkcjonującymi przepisami, podatnik może podjąć taką decyzję praktycznie w dowolnym momencie. Musi jednak pamiętać o tym, aby poinformować producenta lub importera swojego urządzenia (serwis główny) o zaistniałej sytuacji – w terminie do 5 dni od czasu jej dokonania. Co więcej, przedsiębiorca może „przenieść” świadczenie usług technicznych wyłącznie do serwisu, który widnieje w wykazie prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej MF).
O czym musi pamiętać „nowy” serwis urządzenia?
Wspomniane przed chwilą Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących określa również obowiązki po stronie serwisu „przejmującego” konkretne urządzenie fiskalne. Po pierwsze, „nowy” podmiot jest zobligowany do poinformowania Urzędu Skarbowego, właściwego dla działalności prowadzonej przez podatnika, o zaistniałej sytuacji. Musi to zrobić w terminie 5 dni – licząc od dnia dokonania zmiany serwisu. Po drugie, w książce serwisowej „przejmowanego” urządzenia fiskalnego należy wówczas umieścić dane dotyczące „nowego” podmiotu, który w przyszłości będzie odpowiedzialny za świadczenie wszystkich usług technicznych.
mój serwis na szczęście jest blisko mojej firmy i jak dotąd nie mam żadnych „ale” do niego 🙂 ale inna sprawa, że warto w razie czego wiedzieć na przyszłość, jak wygląda ta sprawa 😉