Kasa fiskalna a błędy na paragonach, zwroty i reklamacje

Błędy na paragonach i reklamacje towarów

Każdy przedsiębiorca, który korzysta z kasy fiskalnej i obsługuje klientów indywidualnych, powinien liczyć się z tym, że prędzej czy później będzie musiał uwzględnić zwrot bądź reklamację. Warto więc podkreślić, iż w przypadku urządzenia rejestrującego takie sytuacje wymagają prowadzenia odrębnej ewidencji. Podobnie jest zresztą z paragonami fiskalnymi, na których pojawią się ewidentne pomyłki, np. błędna liczba produktów. Co w tej sprawie mówią polskie przepisy?

Dlaczego nie bezpośrednio na kasie rejestrującej?

Na początku warto przypomnieć, że wszystkie paragony fiskalne, które są wystawiane przy pomocy kasy rejestrującej, zostają trwale zapisane w module fiskalnym konkretnego urządzenia. I co najważniejsze, dokumentów zaewidencjonowanych w ten sposób nie da się już usunąć z pamięci danego modelu. Dlatego też przepisy przewidują, że zarówno w przypadku ewidentnych pomyłek na paragonach, jak i zwrotów lub reklamacji, przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia 2 odrębnych ewidencji. Tylko w ten sposób da się później wprowadzić odpowiednie korekty w dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa, np. w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Co więcej, obecnie zasady związane z prowadzeniem ewidencji oczywistych błędów oraz zwrotów i reklamacji są szczegółowo regulowane przez Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku.

Reklamacja towaru lub usługi, zwrot produktu

Jak powinna być prowadzona ewidencja reklamacji i zwrotów? Jeżeli chodzi o formę tej dokumentacji, przepisy nie stawiają przed przedsiębiorcą żadnych wymogów. Współcześnie podatnicy mogą do tego wykorzystywać zarówno zwykłe zeszyty, jak i teczki czy segregatory. Warto oczywiście zadbać o porządek w takiej dokumentacji. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy w firmie działa więcej niż 1 urządzenie fiskalne. W takich okolicznościach najlepiej stworzyć po prostu odrębną ewidencję dla każdej z kas rejestrujących.

Polskie przepisy zdecydowanie bardziej szczegółowo opisują to, co powinny zawierać wpisy dotyczące zwrotów i reklamacji. W takiej adnotacji musi się pojawić m.in. data sprzedaży, nazwa towaru lub usługi, wartość brutto produktu czy wysokość należnego podatku. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie omawianej tu ewidencji powinna też dołączyć do wpisu dokument potwierdzający transakcję (zazwyczaj paragon fiskalny) oraz protokół przyjęcia zwrotu bądź reklamacji (z podpisami sprzedawcy i konsumenta).

Ewidencja oczywistych pomyłek

Nikomu nie życzymy wystawienia paragonu z błędem. Taka sytuacja zawsze wiąże się z dodatkowym stresem dla sprzedawcy, który i tak przecież ma mnóstwo na głowie. Równocześnie jednak, trzeba wiedzieć, co zrobić, gdy ewidentna pomyłka już się pojawi… Podobnie jak w przypadku ewidencji zwrotów lub reklamacji, regulacje prawne w sprawie stosowania kas fiskalnych nie wymuszają konkretnej formy prowadzenia dokumentacji. Szczegółowo zdefiniowana jest natomiast zawartość każdej adnotacji. Sprzedawca musi zamieścić we wpisie m.in. wartość sprzedaży brutto i podatku należnego oraz krótkie uzasadnienie przyczyn i okoliczności wystąpienia błędu. Dodatkowo, do adnotacji należy koniecznie załączyć paragon fiskalny, na którym pojawiła się ewidentna pomyłka.

One Comment on “Kasa fiskalna a błędy na paragonach, zwroty i reklamacje

  1. Dziękuję, że w ramach jednego z tekstów ładnie omówiliście ten problem, bo wbrew pozorom kwestia ta nie jest taka oczywista. Pozdrawiam serdecznie, Joanna.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Rozwiąż zadanie: *